Metode Pelaksanaan Kerjasama

Program kerjasama dilaksanakan melalui empat tahap yaitu perintisan atau penjajakan kerjasama, pengesahan kerjasama, pelaksanaan program, serta monitoring, evaluasi, dan pengembangan kerjasama.

 A. Tahap Perintisan

Perintisan atau penjajakan kerjasama dapat dilakukan oleh unit atau universitas. Penjajakan yang dilakukan minimal harus sepengetahuan atau seijin Kepala Unit, dan dilaporkan secara tertulis kepada Rektor dan ditembuskan kepada Direktur Kerjasama.  Rencana kerjasama yang dinilai layak untuk dilaksanakan, kemudian dibahas oleh pejabat terkait/berwenang dan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak pelaksana teknis.

 B. Tahap Pengesahan

  1. Penyusunan naskah MoU atau perjanjian kerjasama merupakan tahan awal dari tahap pengesahan.  Penyusunan naskah MoU atau perjanjian kerjasama dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
  2. Substansi MoU atau perjanjian kerjasama harus dibicarakan  dahulu oleh universitas atau unit  dan mitra kerja. Butir-butir kesepakatan kemudian dimasukkan ke dalam draf Mou atau perjanjian kerjasama,
  3. Draf MoU atau perjanjian kerjasama kemudian dikirimkan ke pimpinan universitas (disesuaikan dengan bidang wewenang), untuk dikaji ulang butir-butir/isi draf MoU atau perjanjian kerjasama,
  4. Masukan/hasil koreksi dari langkah 3, kemudian dikembalikan ke unit pengusul untuk dikomunikasikan ulang dengan pihak mitra kerja,
  5. Apabila draf MoU sudah disepakati bersama oleh unit dan mitra kerja, kemudian dikonsultasikan untuk segera disetujui dan dicetak naskahnya dan dimintakan paraf persetujuan pimpinan,
  6. Naskah MoU atau perjanjian kerjasama yang sudah diparaf oleh pimpinan universitas, selanjutnya disampaikan ke Rektor sebagai laporan (jika ada koreksi, diperbaiki ulang dan dikonsultasikan kembali sampai dapat persetujuan Rektor),
  7. MoU atau perjanjian kerjasama yang sudah mendapatkan persetujuan, dicetak rangkap dua masing-masing dilengkapi dengan materai untuk ditandatangani oleh Rektor dan pihak mitra kerja pada hari pelaksanaan penandatanganan.

 C. Tahap Pelaksanaan

Realisasi kerjasama  merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah MoU atau perjanjian kerjasama.  Kegiatan yang dilakukan sejauh mungkin sesuai dengan kesepakatan yang ada, sehingga perlu  disusun petunjuk pelaksanaan kerjasama atau  petunjuk teknisnya.  Dalam hal ini yang bertanggungjawab menyusun adalah unit pelaksana yang nantinya melaksanakan kegiatan sesuai dengan perjanjian kerjasama.   Unit pelaksana juga wajib membuat laporan secara bertahap yang disampaikan kepada pimpinan universitas dan ditembuskan ke Direktur Kerjasama.

 D. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama

Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan oleh kedua belah pihak dari UMBY dan pihak mitra kerja. Monitoring dilakukan untuk memastikan  agar seluruh tahapan kegiatan dapat dilakukan  dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan.  Hasil monitoring kemudian dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu kegiatan dapat dilanjutkan, dikembangkan, atau dihentikan. Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerjasama harus mendasarkan  pada ketentuan yang telah dibuat secara bersama.

 E. Pengembangan Program

Pengembangan program kerjasama dapat dilakukan jika dari hasil evaluasi kegiatan kerjasama dinilai perlu dan layak untuk dilanjutkan dan dikembangkan.  Program pengembangan kerjasama bisa dilakukan apabila teridentifikasi hal baru yang memungkinkan dan mendukung keberlanjutan kerjasama untuk periode mendatang.

 F.  Pemutusan Kerjasama

Pemutusan kerjasama dapat terjadi apabila setelah dilakukan negosiasi kedua belah pihak tidak dicapai titik temu.